A. Pengertian Informasi
(Davis, B G. 2002. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian 1 Pengantar. Jakarta: CV Teruna Grafica)
Definisi umum untuk “informasi” dalam pemakaian sistem informasi adalah sebagai berikut: informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.
Hubungan antara data dengan informasi adalah seperti bahan baku sampai barang jadi.
Gambar 1. Transformasi Data Menjadi Informasi
Sistem pengolahan informasi mengolah data menjadi informasi. Atau lebih tepatnya, sistem pengolahan mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna atau informasi bagi penerimanya.
Nilai informasi berhubungan dengan keputusan. Bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Sebagai contoh, angka 3109,49 tidak dapat dianggap bernilai kecuali diketahui mengakibatkan suatu keputusan.
“Data“, bahan baku informasi, didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol – simbol yang mewakili kuantitas, tindakan, benda, dan sebagainya. Data berbentuk dari karakter, yang dapat berupa alphabet, angka, maupun simbol seperti *,$ dan /. Data disusun untuk diolah dalam bentuk struktur data, struktur file, dan data base.
Informasi dalam lingkup sistem informasi, memiliki beberapa ciri:
1. Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar.
2. Baru. Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.
4. Korektif. Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi salah atau palsu sebelumnya.
5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ii masih berguna karena meningkatan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tersebut.
Singkatnya istilah “data” dan “informasi” sering saling tukar pemakaiannya. Tetapi ada perbedaan yaitu bahwa data adalah bahan baku yang diolah untuk memberikan informasi. Informasi dihubungkan dengan pengambilan keputusan. Karena itu informasi dihubungkan dengan pengambilan keputusan. Karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif daripada data.
B. Kualitas Informasi
(Mulyana,eka. 2011. Kutukomputer2.co.nr.http://kutukomputer.net23.net/2008/11/kualitas-informasi/. Diakses pada tanggal 9 Desember 2011)
Saat menganalisis dan merancang sistem informasi, sering sekali ditanya tentang kualitas informasi. Bahkan termasuk dalam tujuan utama yang ingin dicapai tiap kali merancang sistem informasi. Bukan pada kecanggihan sistem, interface yang bagus, atau kompleksitasnya. Sistemnya canggih, interface menarik, kompleks akan menjadi percuma kalau informasi yang dihasilkan tidak berkualitas. Bukankah data-data yang diproses dalam sistem bertujuan untuk menghasilkan informasi yang berkualitas sesuai harapan dan kebutuhan user.
Berikut ini adalah ciri-ciri informasi yang berkualitas:
1. Akurat
berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Selain itu juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
Komponen akurat meliputi :
1) Completeness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan.
2) Correctness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kebenaran.
3) Security, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki keamanan
2. Tepat Waktu
informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan dapat berakibat fatal. Saat ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
3. Relevan
informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
4. Ekonomis
informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
5. Mudah
Informasi mudah dipahami dan mudah diperoleh
C. Jenis – Jenis Informasi
1. Informasi untuk Manajemen dan Informasi Pertanggungan Jawab.
Informasi untuk manajemen ditujukan untuk memperlancar proses-proses pengambilan keputusan (melaksanakan manajemen). Melalui informasi untuk pelaksanaan, proses-proses operasional intern diatur.
Melalui informasi pertanggungan jawab, pertanggungan jawaban diberikan, sehubungan dengan cara manajemen dijalankan dan mengfungsikannya organisasi yang ada. Hal yang relevan adalah arus informasi dari niveau yang memberikan pimpinan ke niveau-niveau yang melaksanakan, tingkat lebih rendah.
Perintah-perintah strategies sera taktis diteruskan melalui perintah-perintah kepada niveau-niveau yang melaksanakan.
Arus balik berupa arus informasi pertanggungan jawab dari niveau-niveau lebih rendah ke niveau-niveau lebih tinggi.
2. Informasi Proses dan Informasi Proyek.
Pembagian berasal dari BREVOORD.
Informasi proses yaitu informasi yang diperlukan oleh para pejabat yang memimpin dan yang melaksanakan untuk menjalankan fungsi mereka sehari-hari.
Informasi proyek yaitu informasi yang diperlukan oleh para pejabat yang memimpin untuk mengambil keputusan-keputusan guna memperbaharui aktivitas-aktivitas badan usaha (hal tersebut timbul secara incidental, tidak rutin dan ia tidak dapat dipastikan).
3. Informasi Masa yang Akan Datang dan Informasi Historis.
Kerapkali dapat kita menjumpai perbedaan:
a. Informasi yang akan datang ( INFORMASI EX-ANTE, INFORMASI PROSPEKTIF), dan
b. Informasi historis(INFORMASI EX-POST, INFORMASI RETROSPEKTIF).
Informasi “EX-ANTE” berhubungan dengan situasi masa yang akan datang.
Informasi “EX-POST” yang berhubungan dengan penilaian keadaan dan kejadian-kejadian masa lampau.
4. Informasi Intern dan Informasi Ekstern.
Informasi intern timbul di dalam badan usaha; informasi ekstern diperoleh dari luar. Contoh-contoh informasi ekstern adalah misalnya:
a. Politik pemerintah;
b. Angka-angka pengangguran;
c. Angka perbandingan perniagaan;
d. Syarat-syarat lingkungan.
5. Informasi Identifikasi dan Informasi Relasi.
Informasi identifikasi tepat untuk mengidentifikasi obyek-obyek atau subyek-subyek (debitur – pembeli – artikel). Informasi relasi menunjukan hubungan-hubungan antara berbagai obyek.
D. Sistem Informasi
Sebuah sistem dapat berupa abstrak maupun fisik. Sebuah sistem abstrak adalah suatu susunan tertaur gagasan atau konsepsi yang saling tergantung. Sebagai contoh sebuah sistem teologi adalah sebuah susunan gagasan mengenai tuhan, manusia dan sebagainya.
Karakterisitik Sebuah Sistem
Sebuah sistem yang terdiri dari bagian-bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Berarti, sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang dapat dikenal sebagai saling melengkapi karena satunya maksud, tujuan, atau sasaran. Sistem fisik lebih dari sekedar bentuk konseptual karena dapat memperlihatkan kegiatan atau perilaku.
Pembatasan lebih lanjut atas jenis sistem yang perlu dipelajari dalam analisis sistem informasi adalah bahwa sistem harus berada di bawah pengendalian manusia. Ini dapat dijalankan dengan mengatur unsur-unsurnya atau dalam aturan-aturan operasi sistemnya. Pembatasan ini tidak berlaku pada sistem fisik seperti sistem tata surya dan alam hewan yang tida berada di bawah pengendalian manusia.
Model Umum Sebuah Sistem
Model umum sebuah sistem terdiri dari masukan, pengolah dan keluaran. Ini tentu saja sangat disederhanakan akrena sebuah sistem mungkin memiliki beberapa masukan dan keluaran. Sifat yang menentukan dan membatasi sebuah sistem membentuk “sempadan”-nya (boundary). Sistem berada di dalam sempadan tersebut. “lingkungan” adalah yang berada di luar sempadan. Dalam beberapa kasus, adalah cukup mudah untuk menentukan mana yang merupakan bagian sistem dan mana yang bukan.
Setiap sistem terdiri dari beberapa subsistem, dan subsistem terdiri pula atas beberapa sub-subsistem. Masing-masing subsistem dibatasi oleh sempadannya. Saling kaitan dan interaksi antar sub-sistem disebut “interface” atau jalinan. Interface terjadi pada sempadan dan berbentuk masukan atau keluaran (materi, energy, atau informasi)
Sebuah subsistem pada tingkat terendah mungkin tidak dapat didefinisikan seperti halnya pengolah. Masukan dan keluarannya didefinisikan tetapi proses pengalihannya tidak. Sistem ini disebut sebuah “kotak hitam” (black box). Konsep sistem pokok mengenai sempadan, interface, subsistem dan kotak hitam dilukiskan dalam gambar berikut ini:
Menurut Robert A. Leitch, sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.
Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem: masukan, pengolahan dan keluaran adalah cocok bagi kasus sistem pengolahan informasi yang paling sederhana dimana semua masukan tiba pada saat bersamaan. Tetapi hal ini jarang terjadi. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya. Karena itu ditambahkan sebuah penyimpan data file ( data file storage) ke dalam model sistem informasi. Dengan begitu kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah ditambahkan penyimpan data, fungsi pengolah informasi bukan lagi hanya mengubah data menjadi informasi tetapi juga menyimpan data untuk penggunaan kelak. Model dasar pengolahan informasi berguna dalam memahami bukan saja keseluruhan sistem pengolahan informasi, tetapi juga untuk penerapan pengolahan informasi secara tersendiri. Setiap penerapan dapat dianalisis menjadi masukan penyimpanan, pengolahan, dan keluaran.
Sistem pengolahan informasi memiliki subsistem fungsional seperti sistem perangkat keras. sistem pengoperasian. (operating system), sistem komunikasi dan sistem data base. Ia juga memiliki subsistem seperti masukan pesanan dan penagihan, dan daftar gaji serta personalia. Penerapan subsistem memanfaatkan subsistem fungsional.
